GDPR a orientační sporty

25.5.2018 Jana Valešová

GDPR a orientační sporty

Dnes 25. května 2018 vstupuje v platnost Obecné nařízení o ochraně osobních údajů, tzv. GDPR. Co to znamená pro náš sport? Jaké povinnosti čekají na členské kluby ČSOS a jak nařízení ovlivní pořádání závodů nebo pořizování fotografií z akcí ČSOS?

 

ČSOS

Český svaz orientačních sportů vytvořil několik dokumentů, které se implementací GDPR věnují. V nově platné "Směrnici o ochraně osobních údajů v ČSOS“ lze nalézt základní pojmy a principy ochrany osobních údajů v ČSOS. Neméně důležitým dokumentem je „Informace o zpracovávání osobních údajů“, která vysvětluje podobu, důvod a způsob zpracování a archivace osobních údajů v ČSOS, způsob zabezpečení systému ORIS, práva evidované osoby u ČSOS nebo údaje nezbytně nutné pro registraci sportovce v rámci ČSOS.

Kluby

Český svaz orientačních sportů apeluje zejména na řádné informování členské základny každého klubu. Minimem, které by klub měl pro bezproblémové zapracování GDPR provést, je vytvoření formuláře informace a souhlasu (příklad ZDE), kde evidovaná osoba klubu nalezne poučení o obsahu, způsobu a důvodu zpracování a archivace svých osobních údajů.

Osoby, které v oddíle za osobní údaje zodpovídají, by se měly řídit interní směrnicí nebo částí klubových stanov, kde je otázka ochrany těchto údajů ošetřena.

Tištěné materiály s osobními informacemi (adresář členů, přihláškové formuláře u dětí, atd.) musí být zabezpečeny proti zcizení a zneužití například v uzamykatelné skříni. Počítače a další digitální záznamová média obsahující tato data musí být zabezpečena heslem.

„Nejčastější otázky ohledně GDPR“ zodpovídá dokument vytvořený Českou unií sportu, dostupný na webových stránkách svazu.

Pořadatelé

Osobním údajem jsou dle GDPR i přihlášky, startovní listiny a výsledky. Proto doporučujeme pořadatelům řídit se při tvorbě rozpisu a pokynů akce následujícím „GDPR doporučením“.

Tištěné verze přihlášek, startovních listin a výsledků musí být po ukončení akce skartovány nebo jinak znehodnoceny tak, aby nedošlo k jejich zneužití třetí osobou.

Audiovizuální záznamy

Na akcích ČSOS či jeho členských klubů mohou být pořizovány audiovizuální záznamy (fotografie, videa, zvukové záznamy), které mohou být využívány pro zpravodajskou činnost běžného rozsahu (informace o proběhlé akci na webu závodu či svazových stránkách, denním tisku, newsletteru ČSOS apod.).  Pro marketingové účely (např. pozvánka na vícedenní závody) musí zobrazená osoba souhlasit s použitím své fotografie.

V případě fotografování na doběhu/v lese by měla být fotografovaným osobám umožněna zpětná kontrola a případné odmítnutí uveřejnění snímku. To lze vyřešit například kontaktním e-mailem ve fotogalerii a větou, že v případě nesouhlasu bude fotografie neprodleně odstraněna.

Veškeré dokumenty ČSOS vytvořené v souladu s nařízením GDPR budou průběžně aktualizovány po přijetí prováděcího zákona, který v ČR zatím nebyl vytvořen.


« zpět